Uwaga - od 1 grudnia 2025 nowe akty wykonawcze dot. zatrudnienia cudzoziemców

Uprzejmie informujemy, że 1 grudnia 2025 r. wchodzą w życie nowe rozporządzenia wykonawcze do ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP, która obowiązuje od 1 czerwca 2025 r., zastępujące dotychczasowe akty wykonawcze: 

Główne zmiany dotyczą procedury oświadczeń o powierzeniu pracy, podwyższenia opłat oraz doprecyzowania szczególnych przypadków pracy bez zezwolenia.

Ponadto, 1 grudnia 2025 r. zacznie obowiązywać także rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie dokumentów, które podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołącza do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (Dz.U. 2025 poz. 1629), które zastępuje dotychczasowe przepisy, doprecyzowuje oraz systematyzuje wymagania dokumentacyjne zgodnie z nową ustawą o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom.

Zmiany w procedurze oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcom

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi jest uproszczoną, w stosunku do zezwolenia na pracę, procedurą legalizacji pracy cudzoziemców w Polsce. Uzyskuje się je w powiatowym urzędzie pracy (nie jak zezwolenie na pracę w urzędzie wojewódzkim) właściwym ze względu na siedzibę pracodawcy (dotyczy firm z wpisem do KRS) lub miejsce stałego pobytu (osoby fizyczne i osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą z wpisem do CEIDG). Procedura oświadczeniowa ma jednak istotne ograniczenia, ponieważ dotyczy obywateli kilku krajów, określonych we właściwym rozporządzeniu ministra właściwego do spraw pracy, przygotowanego w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw wewnętrznych.

Od grudnia 2025 r. lista ta zostanie uszczuplona. Zgodnie z nowym rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie państw, których obywateli mogą dotyczyć oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz niektóre przepisy dotyczące zezwolenia na pracę sezonową oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi mogą dotyczyć jedynie obywateli:

1) Republiki Armenii;

2) Republiki Białorusi;

3) Republiki Mołdawii;

4) Ukrainy.

Uwaga: Na liście nie ma już Gruzji. Obywatel Republiki Gruzji, któremu powierzono wykonywanie pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisanego do ewidencji oświadczeń przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, może kontynuować pracę na warunkach określonych w tym oświadczeniu do dnia upływu ważności tego oświadczenia.

Wyższe opłaty za oświadczenia i zezwolenia na pracę

Kolejnym dokumentem, który zacznie obowiązywać od 1 grudnia 2025 r. jest rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie wysokości opłat w związku z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę oraz w związku z oświadczeniem o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Zgodnie z nim opłata wnoszona wraz ze złożeniem oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi – od 1 grudnia 2025 r. – będzie wynosić 400 zł. Jest to duża zmiana, ponieważ do tej pory opłata ta wynosiła 100 zł. Jednocześnie, do spraw wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie ww. rozporządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe. 

Zmianie ulegną – od 1 grudnia 2025 r. – również opłaty wnoszone w związku ze złożeniem wniosku o wydanie zezwolenia na pracę. Będą one wynosić:

  • 200 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza powierzyć ją na podstawie zezwolenia na pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy;
  • 400 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza powierzyć ją na podstawie zezwolenia na pracę na okres przekraczający 3 miesiące;
  • 800 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza delegować cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
  • 100 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza powierzyć ją na podstawie zezwolenia na pracę sezonową.

Precyzyjne określenie przypadków pracy bez zezwolenia

Nowe rozporządzenie wydane na podstawie ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom (art. 3 ust. 7) przede wszystkim doprecyzowuje szczególne przypadki zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, w uzupełnieniu do ustawowych regulacji w tym zakresie jakie wprowadzono 1 czerwca 2025r.

  • Udział w programach UE i międzynarodowych programach pomocowych (opracowywanie/nadzorowanie programów lub prowadzenie szkoleń);
  • Nauczyciele realizujący nauczanie w języku obcym — zapis odwołuje się do aktualnych zapisów ustawy - Prawo oświatowe i precyzuje rodzaje placówek;
  • Delegowanie w związku z programem zbrojeniowym (wdrożenie programu zbrojeniowego na podstawie umowy, której RP jest stroną),
  • Dziennikarze — korespondenci zagraniczni akredytowani przy MSZ —  doprecyzowanie akredytacji;
  • Szczegółowe uregulowania dla osób wykonujących prace artystyczne i audiowizualne z wyraźnym limitem „do 30 dni w roku kalendarzowym” (konkretne limity czasowe dla wydarzeń artystycznych i prac audiowizualnych);
  • Okazjonalne wykłady/referaty/prezentacje — także z limitem do 30 dni;
  • Sportowcy / osoby związane z wydarzeniem sportowym: doprecyzowano status osób delegowanych przez międzynarodowe organizacje sportowe oraz wprowadzono limit 30 dni w roku dla sportowców zatrudnionych przez klub polski;
  • Uczniowie i młodociani zatrudnieni w ramach praktyki zawodowej lub stażu zawodowego;

  • Uczestnicy rządowego programu staży biznesowych adresowanych do środowisk polonijnych;

  • Badacze / pracownicy naukowi — katalog działań badawczo-technicznych (wskazanie konkretnych typów instytucji);

  • Wyliczenie zawodów medycznych i innych regulowanych zawodów (dotychczasowe - lekarz, dentysta, pielęgniarka/położna, ratownik medyczny i dodatkowe -  fizjoterapeuta, farmaceuta) wraz z wymogiem posiadania prawa wykonywania zawodu zgodnie z aktualnymi przepisami.

Nowe limity czasowe i bardziej szczegółowe warunki

W 2025 wprowadzono konkretne limity 30 dni w roku kalendarzowym dla kilku kategorii (udział w dziele muzycznym/scenicznym/audiowizualnym; okazjonalne wykłady; sportowcy zatrudnieni przez klub), co jest istotnym doprecyzowaniem względem obecnie obowiązującego rozporządzenia z dnia 21 kwietnia 2015 r. w sprawie przypadków, w których powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest dopuszczalne bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę.

Delegowanie zagranicznego pracodawcy (krótkie delegacje)

Nowe rozporządzenie precyzuje także przypadki delegowania osoby zamieszkałej za granicą przez pracodawcę zagranicznego na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym i wylicza konkretne prace (montaż, odbiór urządzeń, szkolenie, montaż/demontaż stoisk targowych). To sformalizowanie i doprecyzowanie dotychczasowych rozwiązań. 

Przepisy przejściowe — skrócenie okresu dostosowawczego

Nowe rozporządzenie w §2 przewiduje, że cudzoziemcy wykonujący pracę na podstawie przepisów rozporządzenia z 2015 r., do których nie mają zastosowania przepisy nowego rozporządzenia, mogą kontynuować pracę bez zezwolenia jednak nie dłużej niż 6 miesięcy od dnia wejścia w życie nowego rozporządzenia. 

Skutki praktyczne dla pracodawców i cudzoziemców 

Zarówno cudzoziemcy jak i pracodawcy są zobowiązani do weryfikacji tytułu pobytowego i uwzględnienia nowego katalogu osób i grup zawodowych objętych rozporządzeniem w zakresie zwolnienia z obowiązku zezwolenia na pracę. W tym względzie kluczowe są zapisy ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, która  częściowo obejmuje wyliczenia osób zwolnionych z tego obowiązku w rozporządzeniu z 21 kwietnia 2015 r.  Dotyczy to m.in. uczestników studiów doktoranckich i absolwentów polskich szkół ponadgimnazjalnych, stacjonarnych studiów wyższych lub stacjonarnych studiów doktoranckich na polskich uczelniach, w instytutach naukowych Polskiej Akademii Nauk lub instytutach badawczych działających na podstawie przepisów o instytutach badawczych. 

W świetle art. 3 ust. 5 pkt 2-5 ustawy, Cudzoziemiec, który jest uprawniony do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie, o której mowa w ust. 3, lub w ramach ruchu bezwizowego, może wykonywać pracę bez zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, jeżeli:

  • jest absolwentem szkoły ponadpodstawowej, o której mowa w art. 18 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (Dz. U. z 2024 r. poz. 737, z późn. zm.) oraz posiada uzyskane w Rzeczypospolitej Polskiej dokumenty potwierdzające posiadanie kwalifikacji zawodowych, lub
  • jest absolwentem studiów, o którym mowa w art. 77 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2024 r. poz. 1571, 1871 i 1897 oraz z 2025 r. poz. 619 i 620), który ukończył studia w uczelni mającej siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, lub
  • posiada stopień naukowy doktora nadany przez podmiot doktoryzujący działający w systemie polskiego szkolnictwa wyższego i nauki, lub
  • jest doktorantem w szkole doktorskiej prowadzonej przez podmiot mający siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Nowe wymagania  w procedurze zezwoleń na pracę - ujednolicenie i aktualizacja wykazu dokumentów

Rozporządzenie z 20 listopada 2025 r. w sprawie dokumentów, które podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołącza do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, określa konkretny katalog dokumentów, które pracodawca musi dołączyć do wniosku o zezwolenie na pracę cudzoziemca albo do oświadczenia o powierzeniu pracy.

Wykaz załączników dla oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Do oświadczenia należy dołączyć:

  • Cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca (np. paszportu) — albo, jeśli cudzoziemiec nie ma ważnego dokumentu podróży i nie ma możliwości jego uzyskania — kopię innego ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość,
  • W przypadku pracy przez agencję pracy tymczasowej: dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika potwierdzający uzgodnienie skierowania cudzoziemca — jeżeli podmiot powierzający pracę jest agencją,
  • W razie powierzenia pracy w zawodzie regulowanym — dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków wymaganych dla danego zawodu,
  • Dowód wniesienia opłaty, o której mowa w odpowiednim przepisie ustawy (art. 63 ustawy) — dokument musi wskazywać, którego cudzoziemca dotyczy.
Dokumenty wydane w języku obcym (poza dokumentem podróży) — muszą być dołączone wraz z tłumaczeniem przysięgłym na język polski. W przypadku, gdy dokumenty wymagane (np. potwierdzające kwalifikacje) nie mogą być uzyskane przed wydaniem zezwolenia lub przed wpisaniem oświadczenia do ewidencji — podmiot powierzający pracę może złożyć oświadczenie, że cudzoziemiec spełni wymagania po wydaniu zezwolenia lub wpisie. 

Wykaz załączników dla wniosku o wydanie zezwolenia na pracę

W zależności od rodzaju wniosku wymagane są m.in.: 

  • Cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca (jak wyżej) lub innego dokumentu tożsamości, jeśli podróżny jest niedostępny,
  • W przypadku wniosku o przedłużenie zezwolenia na pracę sezonową — umowę między podmiotem powierzającym pracę a cudzoziemcem, jeżeli wcześniejsze zezwolenie było na pracę sezonową,
  • Dowód wniesienia opłaty za wniosek — dokument musi identyfikować cudzoziemca, którego dotyczy wniosek,
  • Dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków — jeśli praca dotyczy zawodu regulowanego,
  • W zależności od sytuacji — inne dokumenty potwierdzające okoliczności wymagane przepisami prawa pracy / pobytu / delegowania, jeśli mają znaczenie dla rozpatrzenia wniosku.

Jeśli dokumenty były wystawione w formie papierowej — można je dołączyć jako kopie/skany; urząd może żądać oryginałów do wglądu.

Przypominamy, że od 1 czerwca wnioski o zezwolenia na prace wraz z załącznikami składane są tylko elektronicznie przez portal praca.gov.pl.

Szczegółowe zasady zatrudniania cudzoziemców uwzględniające zmiany przepisów wykonawczych opisujemy w sekcji procedury - zatrudnienie cudzoziemca.

 

Report an error on this page / Leave feedback

CAPTCHA
This task is for testing whether or not you are a human visitor and to prevent automated spam submissions.