- Zapoznanie z aktami oznacza możliwość przejrzenia akt sprawy w obecności pracownika Wydziału, sporządzanie z nich notatek, kopii lub odpisów i nie jest połączone z udzielaniem informacji, omawianiem sprawy, przyjmowaniem uzupełnień, czy potwierdzaniem kopii dokumentów za zgodność z oryginałem.
- Usługa udostępniania akt sprawy, realizowana jest w Wydziale Spraw Cudzoziemców w Poznaniu w Poznaniu, pl. Wolności 17 i w delegaturach w Kaliszu, Koninie, Lesznie i Pile.
- Akta sprawy udostępniane są tylko w lokalizacji zgodnej z miejscem rozpatrywania sprawy (np. jeżeli sprawa jest rozpatrywana w Oddziale Spraw Cudzoziemców w Kaliszu, akta udostępniane są tylko w Kaliszu).
- Liczba udostępnianych tygodniowo miejsc jest ograniczona.
- Czas oczekiwania na wizytę jest zależny od liczby wpływających zgłoszeń, realizowanych zgodnie z chronologią wpływu.
- Akta mogą zostać udostępnione na wniosek strony lub pełnomocnika, który jest umocowany do reprezentowania w postępowaniu na dzień złożenia wniosku o wgląd w akta.
- Brak pełnomocnictwa wraz z opłatą dla osoby wnioskującej o wgląd w akta, uniemożliwia umówienie wizyty.
- Pracownik Wydziału kontaktuje się z wnioskodawcą w sprawie uzgodnienia terminu wizyty.
- Po uzgodnieniu terminu wizyty nie ma możliwości zamiany spraw/y.
- Czas wizyty w celu przeglądania akt to maksymalnie 30 minut.
- W przypadku wniosku obejmującego większą liczbę spraw, co do których szacowany czas wizyty jest dłuższy niż 30 minut, zastrzega się możliwość wyznaczenia kilku terminów udostępnienia akt, w zależności od dostępności terminów w kalendarzu.
- Spóźnienie powyżej 10 min może skutkować odmową udostępnienia akt.
- W czynności udostępnienia akt nie zapewnia się obecności referenta prowadzącego sprawę.
- Podczas umówionej wizyty przy stanowisku może przebywać tylko cudzoziemiec i pełnomocnik.
- Podczas umówionej wizyty dopuszcza się możliwość uczestnictwa tłumacza uprawnionego do udziału w czynności na podstawie osobnego pełnomocnictwa.
- Przed udostępnieniem akt weryfikowane są dane personalne osoby uprawnionej do realizacji wizyty. Inne osoby nie będą obsługiwane.
- Strona lub pełnomocnik potwierdza fakt zapoznania z aktami podpisem, a potwierdzenie włącza się do akt sprawy.
- W przypadku niestawienia się na umówioną wizytę, wniosek o zapoznanie z aktami uznaje się za zrealizowany i odnotowuje brak stawiennictwa wnioskodawcy/pełnomocnika w aktach sprawy.
